【Outlook】会議設定オプション6選【返信依頼や公開方法】

本記事では、アウトルック(Outlook)で会議を開催する際に、使用頻度の高いオプション6選を解説しています。概要と設定方法を詳細に説明していますので、会議招待を送付する際には是非ご確認ください。

コンテンツ

結論

Outlookの会議設定時によく使用するオプションは下記のとおりです。それぞれ目的や場面に応じて設定してください。

イメージ解説

こちらのセクションでは、各オプションの概要、詳細な解説、そして、会議の送り手(自分)と参加者(相手)にとって、それぞれのオプションがどのように表示・反映されるかについて説明いたします。

概要: 参加者に会議の参加・未定・不参加、などの会議承諾に関する返信(通知)が会議の送り手(自分)に送信されなくなる機能です
設定方法: [ホーム]→[返信のオプション]→[返信の依頼]をオフにします
表示・反映のされ方:
- 送り手(自分): 会議承諾状況の返信(通知)が来なくなります
- 参加者(相手): “開催者はこの会議への返信を要求していません”というメッセージが会議招待のメールに表示されます。ただし、連絡が必要な場合は、通常のメッセージ付きでの会議応答にて送り手(自分)に連絡することができます

イメージ解説 (設定方法)

イメージ解説 (参加者からの見え方)

概要: 会議招待にオンライン会議(例: TeamsやZoom)のリンクを追加し、会議招待の[場所]と[本文]に会議の招待用URLが挿入されます。Teamsの場合はカレンダー上から直接参加できるようになります
設定方法: [ホーム]→[Teams/Zoom会議]をセットします。別途アドインの設定と(Zoomの場合)Zoomアカウントへのログインが必要になります。
表示・反映のされ方:
- 送り手(自分): 会議招待にオンライン会議のリンクが表示されます
- 参加者(相手): 会議招待にオンライン会議のリンクが表示されます

イメージ解説

概要: 定期的な会議やイベントを設定する機能です。通常の会議と異なり、一度の開催通知や承諾ですべてのイベントがカレンダー上でセットされます
設定方法: [定期的な予定にする]から設定します
表示・反映のされ方:
- 送り手(自分): 自動的に繰り返しの予定がカレンダーに追加されます
- 参加者(相手): 自動的に繰り返しの予定がカレンダーに追加されます

イメージ解説

概要: 会議がカレンダー上での公開方法を設定する機能です。Teamsと連携している場合は、Teams上でも同じステータスが予定の期間表示されます
設定方法: [ホーム]→[公開方法]から選択します。
表示・反映のされ方:
- 送り手(自分): 会議時間のステータスが指定の公開方法でカレンダー及びTeams上で設定されます
- 参加者(相手): 会議時間のステータスが指定の公開方法でカレンダー及びTeams上で設定されます

イメージ解説

概要: 特定の予定を非公開にする機能です。他ユーザーには会議の予定名の代わりに”非公開の予定”と表示されます。他ユーザーは予定の詳細を確認することができません
設定方法: [ホーム]→[非公開]を選択します
表示・反映のされ方:
- 送り手(自分): 予定がカレンダー上で”非公開の予定”と表示され、他のユーザーから詳細が確認できなくなります
- 参加者(相手): 予定がカレンダー上で”非公開の予定”と表示され、他のユーザーから詳細が確認できなくなります